"무료 CRM"을 검색하면 목록이 끝없이 나옵니다. 저도 몇 개를 깔아봤는데, 대부분 두 주 안에 안 쓰게 됐습니다. 기능이 부족해서가 아니라 제 상황에 안 맞아서였습니다. 고르기 전에 따져볼 게 있습니다.
1️⃣ 무료의 범위가 어디까지인가
무료라고 적혀 있어도 조건이 다 다릅니다. 사용자 수로 끊는 곳, 고객 수로 끊는 곳, 기능으로 끊는 곳이 있습니다.
제일 조심할 건 고객 수로 끊는 방식입니다. 처음엔 여유롭지만 쌓일수록 한도에 가까워집니다. 하필 잘되고 있을 때 결제 요구를 받습니다. 그때는 이미 데이터가 안에 다 있어서 옮기기도 애매합니다. 시작할 때 이 계산은 해두시는 게 좋습니다.
2️⃣ 데이터가 어떻게 들어오는가
이게 제일 중요한데 제일 많이 놓칩니다. CRM 자체는 그릇입니다. 그릇이 예뻐도 담을 게 안 들어오면 소용이 없습니다.
화면은 좋은데 결국 내가 손으로 하나하나 입력해야 하는 구조라면, 엑셀 대신 더 무거운 엑셀을 쓰는 셈입니다. 실제로 제가 도구를 버리게 된 이유가 이거였습니다. 입력이 귀찮아서요.
그래서 저는 문의가 들어오는 통로와 붙어 있는지를 먼저 봅니다. 레이블웹스가 이쪽인데, 사이트에 붙은 문의 폼으로 손님이 직접 적으면 그게 곧바로 CRM에 쌓입니다. 옮겨 담는 단계가 아예 없습니다. 입력이 일이 아니게 되는 게 핵심입니다.
3️⃣ 나갈 수 있는가
들어가는 것만 보고 나오는 걸 안 봅니다. 나중에 다른 도구로 옮기거나, 그냥 백업해두고 싶을 때 내 고객 목록을 파일로 내보낼 수 있는지 확인해두세요.
그리고 손님 개인정보를 다루는 일이라는 것도 잊으면 안 됩니다. 이름과 전화번호가 남는 곳이니, 아무 데나 쌓아두면 나중에 곤란해집니다. 이건 도구를 고르는 문제라기보다 사업하는 사람의 책임 쪽에 가깝습니다.
👉 정리하면
무료 CRM을 고를 때 기능 목록을 비교하는 건 생각보다 도움이 안 됐습니다. 어차피 그 기능들 다 안 씁니다. 내가 안 부지런해도 데이터가 쌓이는가, 이거 하나면 갈립니다.
작게 시작하시는 걸 권합니다. 문의 폼 하나 만들고, 거기 들어온 것만 쌓아보세요. 그 정도만 굴러가도 놓치는 문의가 확 줄어듭니다.
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